Assinatura de Documentos

1Visão geral

2Acesso e login

Entre com o mesmo e-mail e senha do SIGEEDU. Só assina quem está no cadastro de usuários do SIGEEDU. Se aparecer a tela Sem cadastro, peça o cadastro ao responsável pelos usuários. Não é preciso permissão de módulo.

O menu tem Para eu assinar (o número em vermelho diz quantos esperam por você), Meus documentos (tudo em que você participa), Verificar documento e este manual.

3Enviar um documento

1. Clique em Novo documento e escolha o PDF (até 20 MB, sem senha). O sistema calcula o SHA-256, a "impressão digital" do arquivo, e mostra embaixo.
2. Confira o Título e, se quiser, a descrição.
3. Em Quem deve assinar, procure as pessoas pelo nome ou e-mail (3 letras ou mais). A seta muda a ordem e o × tira da lista. Eu também assino coloca você como 1º.
4. Se for preciso, marque Assinar na ordem da lista: cada pessoa só assina depois da anterior.
5. Se outras pessoas também puderem assinar, marque Outros usuários cadastrados também podem assinar pelo link. Elas assinam pelo link que você enviar, mesmo sem estar na lista (por exemplo, numa ata com muitos participantes).
6. Se quiser o carimbo, marque carimbo resumido em todas as páginas. A página de assinaturas no fim do PDF assinado sai sempre.
7. Clique em Enviar o documento. O documento ganha um código (ex.: NMQV-XDGU-Y3HE). Copiar o link dá o endereço para mandar às pessoas.

4Assinar

1. Abra o documento em Para eu assinar ou pelo link recebido. A prévia do PDF aparece à esquerda.
2. O sistema confere se o arquivo baixado é o registrado: aparece "O arquivo baixado é o registrado (o hash confere)". Se não conferir, o botão de assinar não aparece.
3. Clique em Assinar. Informe, se quiser, o cargo ou função (ex.: Diretora da EMEB Alfa), digite a sua senha (o olho ao lado mostra o que foi digitado) e marque a declaração. Depois clique em Assinar.

A assinatura registra o seu nome, a data e a hora, o cargo e o hash do arquivo. Ela é feita pelo servidor da Secretaria com a chave digital institucional e não pode ser desfeita. Cada pessoa assina uma vez.

5Acompanhar, concluir e cancelar

• Na janela do documento ficam os assinantes da lista (Assinou / Pendente), as assinaturas e o histórico (quem fez o quê e quando).
• Quem criou pode incluir ou retirar assinantes (quem já assinou não sai) e ligar ou desligar o link e a ordem.
• Sem o link, o documento é concluído sozinho quando todos da lista assinam. Com o link, quem criou clica em Concluir quando quiser (todos da lista precisam ter assinado). Depois de concluído, ninguém mais assina.
• Cancelar o documento pede o motivo. A verificação pública passa a mostrar que o documento foi cancelado.

6Baixar o PDF assinado

Baixar PDF assinado gera um PDF com o documento original e, no fim, a página de assinaturas: título, código, hash do original, cada assinatura com nome, cargo e data, e o QR Code.

Se a caixa do carimbo estiver marcada, cada página do documento ganha um carimbo resumido: um texto na vertical, na margem direita, com o nome e o sobrenome de quem assinou, o código de validação e o endereço da verificação.

O sistema registra o hash desse PDF: ele também é reconhecido na verificação. Baixar original baixa o arquivo como foi enviado.

7Verificar um documento

Abra assinatura.semecol.com.br/verificar.html (ou leia o QR Code). Não precisa de login.

• Pelo código: digite o código e clique em Verificar. Aparecem o documento, a situação e cada assinatura, com ✔ quando confere.
• Pelo arquivo: clique em Escolher o arquivo ou arraste o PDF. O arquivo não é enviado: o navegador calcula o hash e o sistema diz se ele é o PDF original, um PDF assinado gerado pelo sistema ou não reconhecido. "Não reconhecido" quer dizer outro arquivo, ou o mesmo alterado depois de assinado.
• O comprovante de atribuição e a ficha de contagem de pontos também são conferidos aqui, pelo código.

8Configurações

Meu cadastro. Preencha a função, a portaria (0000/0000), a lotação e a matrícula, depois clique em Salvar o meu cadastro. A linha "Na assinatura" mostra como os dados vão sair. Eles aparecem junto do seu nome nas próximas assinaturas: na página de assinaturas do PDF, ao lado do QR Code, e na verificação pública. As assinaturas já feitas não mudam. O nome e o e-mail vêm do cadastro do SIGEEDU.

Chave da assinatura digital. Todos veem a situação da chave da Secretaria. Quem tem nível 2, 3 ou 4 no módulo sigdoc pode:

• Gerar a chave e baixar a cópia: escolha uma senha de 10 caracteres ou mais e guarde o arquivo baixado e a senha em lugares diferentes.
• Importar ou restaurar uma chave: a cópia de segurança, com a senha, ou uma chave PEM criada no servidor.

Trocar a chave não invalida o que já foi assinado.

9Perguntas frequentes

Posso assinar um Word ou uma imagem? Não: só PDF. Salve como PDF antes de enviar.

O PDF tem senha. Tire a senha antes de enviar, senão a página de assinaturas não pode ser acrescentada.

Recebi o link e diz "Você não participa deste documento". O documento não aceita assinatura pelo link e você não está na lista. Peça a quem enviou para incluir você.

"Ainda não é a sua vez". O documento é assinado na ordem da lista: espere a pessoa anterior assinar.

A pessoa recebe aviso? Ainda não. Ela vê o documento em Para eu assinar, ou você manda o link.